【Lifehacks】メール・ファイル整理方法
■概要
メール、ファイルの整理方法について記述する。
■基本原則
・階層は、3階層〜5階層にする。
→大・中・小分類。
→深すぎると使いにくい。
・各階層に並ぶフォルダは、画面スクロールなしに一覧できる範囲の個数にする。
→ノートPC等画面が小さい場合、個数を少なく。
→文書管理ソフトなど、1画面20件などの制限がある場合は、それに合わせる。
・システム標準フォルダを使うとシステム領域を圧迫して管理しづらく、セキュリティ上も問題があるので使わない。
→メールソフトの「受信」「送信済」等の内容は定期的に別フォルダに異動する。
→Windowsの「Program Files」にはソフトをインストールせず、独自にインストールフォルダを定める。
→Windowsの「マイ ドキュメント」は使わず、独自にデータフォルダを定める。
→IEの「お気に入り」は使わず、ブックマーク管理ソフトを使用する。
・デスクトップにファイルを置かない。
→左端一列の範囲に限定。
→ファイルアクセスは、エクスプローラーのツリーから。
■個別の工夫
・基本フォルダは名の先頭に「0_」をつける。名前で整列した際先頭に並ぶ。
→例
0_Office
0_PreSupport
0_Project
・作業フェーズなどを意識したフォルダは、先頭に連番をつける。フェーズ順に並ぶ。
→例
10_企画
20_設計
30_製造
40_検査
・階層が深くなりすぎる場合、「仕切りフォルダ」を作り並列化する。
→例
10_企画
20_設計
21_基本設計
22_機能設計
23_詳細設計
30_製造
40_検査
これだと階層が深くなりすぎる場合、
10_企画
20_設計▼
21_基本設計
22_機能設計
23_詳細設計
30_製造
40_検査
として「20_設計▼」は空の「仕切りフォルダ」とする。
・小作業、関連文書はフォルダにまとめ、フォルダ名先頭に日付を入れる。
→例
0_打ち合わせ
20070901客先デモ
20070902要件定義打ち合わせ
20070905提案準備
20070920客先提案
・メールを保存する場合、「YYYYMMDDメールタイトル（送信者）」のメールフォルダ配下に、メール本文、添付文書を保存。
→例
0_入手情報
20070914新規システム要件資料送付の件（三串）
・古い情報は、時系列整理のサブフォルダを作る。
→例
0_mixi商事
0_入手情報
2006_04-06
2006_07-09
2006_10-12
2007_01-03
20070901○○の件
20070905××の件
※上記は、4半期ごとに整理する例。分量によって、「年ごと」「月ごと」を
使い分ける。
・多数の情報を整理する場合で、時系列整理が適さない場合は、五十音整理。
→例
0_提案
たいし・たいしょうコンサルティング
たけす・竹雀エレクトロニクス
だりぼ・だり某コミュニケーションズ
でいす・Ｄ介アミューズメント
やしろ・やしろエディトリアルデザイン
・大きいファイルは別管理にする。
ログファイルや製品媒体、マニュアル等をプロジェクトフォルダ配下に置くと、バックアップ等の際に時間がかかる。
大規模ファイル専用フォルダを別に設けると良い。
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